Lohnt sich das? So berechnen Sie den ROI von Automatisierung
Eine einfache Rechnung für Investitionsentscheidungen
Viele KMUs zögern bei der Einführung neuer Software. "Das kostet ja 2.000 Euro Einrichtung!" ist oft der erste Gedanke. Ja, Software kostet Geld. Aber was kostet Sie das Nicht-Tun? Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Return on Investment (ROI) berechnen.
Die Formel für den ROI
Der "Return on Investment" lässt sich bei Prozessautomatisierung sehr viel einfacher berechnen als bei Marketing-Maßnahmen (wo man nie genau weiß, welche Werbung den Kunden gebracht hat). Bei der Automatisierung gilt: Zeit ist Geld.
Schritt 1: Kosten des Ist-Zustands ermitteln
Nehmen wir an, Ihre Bürokraft (wir rechnen konservativ mit 50€/Std Vollkosten für den Arbeitgeber) verbringt täglich 30 Minuten damit, E-Mails zu sortieren, Anhänge zu speichern und in Ordner abzulegen.
- 0,5 Stunden x 5 Tage = 2,5 Std/Woche
- 2,5 Std x 4 Wochen = 10 Std/Monat
- 10 Std x 50€ = 500€ pro Monat reine Personalkosten nur für diese Tätigkeit.
- Auf das Jahr gerechnet: 6.000€.
Schritt 2: Kosten der Lösung
Eine KI-Lösung, die E-Mails automatisch sortiert, Anhänge extrahiert und Entwürfe schreibt, kostet vielleicht:
- Einrichtung & Training (einmalig): 1.500€
- Lizenz & Wartung (monatlich): 50€
Schritt 3: Amortisation berechnen
Monatliche Ersparnis:
500€ - 50€ = 450€
Break-Even Point:
1.500€ Investition / 450€ Ersparnis = 3,3 Monate
Das bedeutet: Ab dem 4. Monat machen Sie mit dieser Lösung jeden Monat 450€ Gewinn im Vergleich zum alten Prozess. Nach einem Jahr haben Sie (450€ x 8,7 Monate) fast 4.000€ "verdient".
Das unsichtbare Potenzial (Intangible Benefits)
Die finanzielle Rechnung ist oft schon überzeugend genug. Aber es gibt Faktoren, die nicht direkt auf dem Kontoauszug stehen, aber langfristig noch wichtiger sind:
Skalierbarkeit
Wenn Sie wachsen und plötzlich doppelt so viele E-Mails bekommen, braucht die KI nicht doppelt so lange Pause und verlangt keine Überstunden. Sie skaliert auf Knopfdruck.
Fehlerreduktion
Die KI vergisst keine E-Mail und macht keine Tippfehler beim Übertrag von IBANs. Was kostet Sie ein verärgerter Kunde oder eine Mahngebühr?
Fazit
Software-Investitionen fühlen sich oft teuer an, weil die Kosten ("1.500€ Rechnung") sehr sichtbar sind, während die Kosten des manuellen Prozesses ("eh da Kosten") unsichtbar im Gehalt verschwinden.
Machen Sie die unsichtbaren Kosten sichtbar. Rechnen Sie nach. Meistens amortisieren sich kleine Automatisierungen in weniger als 6 Monaten. Alles danach ist purer Gewinn an Zeit, Geld und Nerven.
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