Rechnungsautomatisierung mit DATEV: Der komplette Leitfaden für KMUs
So sparen Sie bis zu 20 Stunden pro Monat bei der Buchhaltung
Die manuelle Eingabe von Rechnungen in DATEV gehört zu den zeitintensivsten Aufgaben in der Buchhaltung. KMUs in Deutschland verbringen durchschnittlich 15-20 Stunden pro Monat damit, Belege abzutippen. Die Fehlerquote liegt dabei oft bei 3-5%. Doch es gibt einen besseren Weg.
Das Problem: Der Zeitfresser "Vorbereitende Buchhaltung"
Jeder Unternehmer und jede Buchhalterin kennt das Szenario: Der Stapel mit Eingangsrechnungen wächst täglich. Manche kommen per Post, andere per E-Mail, wieder andere muss man mühsam aus Portalen (Amazon, Telekom) herunterladen.
Am Ende des Monats beginnt das große Suchen und Abtippen für den Steuerberater. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch teuer. Wenn eine qualifizierte Fachkraft (Stundensatz ~50€) jeden Monat 10 Stunden mit dieser Arbeit verbringt, sind das 6.000 € pro Jahr – nur für Datenübertragung.
Häufige Fehlerquellen im manuellen Prozess
- •Zahlendreher: Falsche IBANs oder Rechnungsnummern führen zu Rückläufern und Mahnungen.
- •Verlorene Belege: Thermopapier-Quittungen bleichen aus oder verschwinden im Firmenwagen.
- •Skonto-Verluste: Weil die Rechnung zu lange auf dem Schreibtisch des Chefs lag, verstreicht die 3%-Skonto-Frist.
Die Lösung: KI + DATEV Unternehmen Online (DUO)
Die moderne Lösung kombiniert zwei Technologien: Eine Künstliche Intelligenz (OCR) zum Auslesen der Daten und die Schnittstelle DATEV connect online zur Übergabe an die Buchhaltung.
Wie der automatisierte Prozess aussieht
- Eingang: Rechnungen werden an eine zentrale E-Mail-Adresse (z.B. rechnung@firma.de) weitergeleitet oder per App gescannt.
- KI-Analyse: Die Software liest innerhalb von Sekunden Lieferant, Rechnungsdatum, Netto/Brutto-Beträge, Steuersätze und die IBAN aus. Sie erkennt sogar einzelne Rechnungspositionen.
- Vorkontierung: Basierend auf historischen Daten schlägt das System das richtige Sachkonto (z.B. "4930 Bürobedarf") und die Kostenstelle vor.
- Freigabe: Ein Mitarbeiter prüft die Daten kurz (Vier-Augen-Prinzip) und gibt die Zahlung frei.
- Export: Ein Klick überträgt den fertigen Buchungssatz samt Belegbild revisionssicher an DATEV Unternehmen Online. Der Steuerberater muss nur noch buchen.
Vorteile auf einen Blick
Kosten vs. Nutzen: Eine ROI-Rechnung
Lohnt sich die Investition in eine solche Software? Schauen wir uns ein typisches KMU mit 50 Eingangsrechnungen pro Monat an.
| Position | Manuell | Mit KI-Automation |
|---|---|---|
| Zeitaufwand / Monat | 5 Stunden | 2-3 Stunden |
| Personalkosten (50€/h) | 250 € | 125 € |
| Software-Kosten | 0 € | ca. 40 € |
| Gesamtkosten / Monat | 250 € | 165 € |
Ergebnis: Sie sparen 85 € pro Monat, also ca. 1.020 € pro Jahr. Der ROI ist sofort positiv.
Checkliste: So starten Sie die Umsetzung
Wenn Sie bereit sind, Ihre Buchhaltung zu modernisieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater: Fragen Sie, ob er DATEV Unternehmen Online nutzt und ob er bereit ist, digitale Belegdaten zu empfangen (meistens rennen Sie hier offene Türen ein!).
- Wählen Sie ein Tool: Beliebte Lösungen sind Candis, GetMyInvoices oder spezialisierte KI-Lösungen wie unsere Dokumenten-KI.
- Richten Sie den E-Mail-Import ein: Erstellen Sie eine Weiterleitung von Ihren Rechnungs-E-Mail-Adressen.
- Testlauf: Lassen Sie den alten und den neuen Prozess einen Monat parallel laufen, um Vertrauen in die KI zu gewinnen.
"Die Einführung der Rechnungs-KI war das einfachste IT-Projekt, das wir je hatten. Nach 2 Wochen wollte niemand mehr zurück zu den Papierordnern."
- Thomas K., Geschäftsführer eines Handwerksbetriebs
Fazit
Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist oft der einfachste und lukrativste Einstieg in die KI-Welt für KMUs. Die Technologie ist ausgereift, sicher und bezahlbar. Wer heute noch Rechnungen abtippt, verbrennt wortwörtlich Geld.
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